律師事務所影印機租賃怎麼選？會計師事務所規格清單

律師事務所、會計師事務所找影印機租賃，和一般公司最大的差別不在機器多貴，而在「文件的性質」。狀紙、契約、卷證影本、帳冊、扣繳憑單、委任人的身分證影本，每一張都可能是機密，而且印量會跟著開庭期、報稅季大幅起伏。選錯機型，平常看不出問題，一到旺季就是排隊等印、卡紙、掃描檔亂掉，或者機密文件被別人順手拿走。

這篇從事務所的實際工作流程出發，整理租機前要先想清楚的需求、建議規格清單，以及怎麼用淡季與旺季估算印量，讓你在比較方案時有依據，不會只看月租數字做決定。

律師與會計師事務所的影印需求，跟一般辦公室哪裡不同

大量黑白、雙面為主，彩色很少

事務所輸出的大宗是文字文件：書狀、函稿、契約草稿、查帳底稿、申報書表。這些幾乎都是黑白，而且多數要求雙面以節省紙張與卷宗厚度。彩色多半只用在少數簡報、提案書或附件中的圖表。所以在比較方案時，黑白單價與黑白速度的重要性，遠高於彩色表現。若方案是按張計費，黑白與彩色分開計價的方式要先問清楚。

整疊掃描成 PDF，是每天都在做的事

律師要把卷證、對方書狀、證物影本掃成電子檔歸檔或寄給委任人；會計師要把客戶送來的單據、憑證、合約掃描留底。這類工作的特色是「一疊幾十頁、正反面都有字、大小紙張混雜」。如果機器的自動送稿器只能單面掃描，或一次只能放少量紙，助理就得一面一面翻，時間全耗在掃描機前面。

卷宗裝訂與頁序不能亂

開庭用的書狀與證物要依序裝訂，會計師交給客戶的報告也要整份成冊。影印機能否自動分頁（逐份輸出）、是否加裝釘書機的後處理裝置，會直接影響助理的工作量。手工逐份排序再釘，一次幾份還好，一次幾十份就很容易漏頁或錯頁。

機密文件的控管要求高

事務所最怕的不是機器壞，而是資料外流。列印出來的文件放在出紙匣沒人拿、掃描檔傳錯信箱、機器內部的儲存裝置留存大量文件影像，這些都是風險。因此列印認證、存取權限與硬碟資料清除，應該列入租機時的必問項目，而不是事後才補。

A3 的需求比想像中常見

土地登記謄本、地籍圖、工程圖說、部分財務報表與試算表，常需要 A3 輸出或把 A3 縮印成 A4。很多小事務所一開始只想租 A4 機種，結果每次遇到 A3 就得跑去外面影印店。若你的案件類型會碰到不動產、營建、工程糾紛或大張報表，建議直接考慮 A3 多功能事務機。

建議規格清單：租機前逐項確認

下表是事務所租影印機時建議逐項確認的規格與功能。不一定每一項都要頂規，但每一項都應該在詢價時問到，並依自己事務所的狀況標出「必要」或「可選」。

項目	事務所為什麼需要	詢價時要問的問題
黑白輸出速度	旺季一次輸出整疊書狀或申報資料，速度不足會塞車	每分鐘張數、首張輸出時間、雙面時速度是否下降
自動雙面列印	書狀與報告多為雙面，節省紙張與卷宗厚度	是否標準配備、雙面列印是否影響計費張數算法
雙面自動送稿器	整疊正反面文件掃描、影印	是單次通過雙面掃描或翻面式、一次可放幾張
掃描成 PDF 與傳送方式	卷證、憑證電子化歸檔	可否掃到資料夾、信箱，能否產生可搜尋文字的 PDF
A3 輸出	謄本、地籍圖、大張報表	A3 紙匣容量、A3 計費是否與 A4 不同
分頁與裝訂後處理	多份卷宗逐份輸出並裝訂	是否有釘書機選配、選配是否另計費用
列印認證	避免機密文件留在出紙匣	能否設定輸入密碼或刷卡後才出紙
使用者與部門權限	依律師、會計師或案件別控管與統計用量	可否設定帳號、限制彩色、產出用量報表
硬碟／記憶體資料清除	機器內部可能留存文件影像	歸還或換機時如何清除，可否提供清除紀錄
紙匣數量與容量	A4、A3、信封或厚紙並用	標準紙匣幾個、可否加購紙匣

規格以外，也要問服務面：碳粉、感光鼓等耗材是否包含在租金內、叫修多久到場、旺季時能否優先處理。對事務所來說，開庭前一晚機器故障，損失的不是租金，而是案件準備時間。

怎麼估算事務所的印量：分淡季與旺季看

事務所的印量很少是平均分布的。會計師事務所在營利事業所得稅與綜合所得稅申報期間，印量通常明顯升高；律師事務所則和開庭排程、大型案件進入準備書狀階段有關。如果只用「平均每月幾張」去選方案，淡季可能付太多，旺季又可能超量加價。

步驟一：抓出過去的實際用量

如果你現在已經有影印機，最準的資料是計數器。請廠商或自己查看機器的計數報表，記下每月黑白與彩色張數。若手邊沒有計數器資料，可以用紙張採購量回推：每月買幾箱 A4 紙、一箱幾包、一包幾張，再扣掉沒用完的庫存，就能大致估出每月輸出張數。

步驟二：把月份分成淡季與旺季

把一年的月份分成兩組：印量明顯偏高的旺季月份，以及其他淡季月份。分別算出兩組的平均每月張數，再看兩者差距有多大。差距越大，越要注意方案的計費結構。

步驟三：用試算假設比較方案

以下是一個試算假設，數字僅用來說明估算方法，不代表任何實際價格或真實事務所的用量：

項目	淡季（試算假設）	旺季（試算假設）
月份數	9 個月	3 個月
每月黑白張數	3,000 張	9,000 張
每月彩色張數	100 張	300 張
全年黑白合計	3,000 × 9 ＋ 9,000 × 3 ＝ 54,000 張
換算平均每月黑白	54,000 ÷ 12 ＝ 4,500 張

在這個試算假設裡，平均每月 4,500 張看起來不多，但旺季每月是平均值的兩倍。如果方案是「月租含固定張數、超過另計」，就要把旺季三個月的超量費用加回去算全年總額；如果是按張計費，則要確認旺季時的單價是否一樣。把兩種方案都換算成「全年總支出」，比單看月租準確得多。

步驟四：別忘了機器速度要能撐住旺季

印量估算不只影響費用，也影響機型。旺季每天要印的量如果集中在幾個小時內，機器速度就要以旺季尖峰為準，而不是用全年平均。寧可淡季時機器有點閒，也不要旺季時整個事務所在機器前排隊。

機密文件控管：列印認證、權限與資料清除

列印認證：人到了才出紙

多數事務所的影印機放在公共區，委任人、來訪客戶、外送人員都可能經過。若設定列印認證，送出列印工作後，文件會先暫存，必須在機器前輸入密碼或刷卡才會印出，可以大幅降低文件被誤拿或被看見的機會。對處理離婚、刑事、勞資或企業併購案件的律師事務所，這項功能特別實用。

存取權限與用量統計

設定每位律師、會計師或助理的帳號，不只是安全考量，也方便月底統計各案件或各組別的用量。有些事務所會把影印費用列入對委任人的費用明細，這時依帳號或部門統計用量就很方便。也可以限制只有特定帳號能印彩色，避免不必要的彩色輸出。

掃描傳送的防錯設計

掃描成 PDF 後寄到信箱，最常見的錯誤是寄錯人。建議把常用的收件位置設為固定資料夾或事務所內部信箱，再由承辦人轉寄，而不是讓每個人在機器上手動輸入外部信箱。這部分的設定可以在裝機時請廠商協助規劃。

硬碟與記憶體資料清除

多功能事務機為了處理影印、掃描與列印，內部通常有儲存裝置，可能留存文件影像或工作紀錄。租機時就應該問清楚：日常是否能設定自動覆寫或定期清除，以及租約結束或換機時，機器的資料要怎麼處理。可詢問廠商是否提供清除紀錄，並把這件事寫進租賃條件，對事務所的資料保護與日後被委任人詢問時都比較有交代。

更完整的列印安全設定，可以參考辦公室列印安全與權限管理；律師與地政士事務所在狀紙、謄本與掃描存證上的工作細節，則可以看律師與地政士事務所的列印與影印需求。

不同規模事務所的配置情境

情境一：一位律師加一位助理的個人事務所

印量不大但不穩定，有案子進入書狀階段時會突然暴增。若案件不常碰 A3，可以考慮小型多功能機；但如果有不動產或工程案件，A3 機種還是比較省事。重點是送稿器要能雙面掃描，因為助理一個人要兼顧接電話、整理卷宗與掃描。

情境二：五到十人的聯合律師事務所

多位律師共用一台機器，列印認證與帳號權限的價值就出來了。建議選 A3 多功能事務機、加裝分頁裝訂，並設定各律師帳號統計用量。若辦公室有兩個樓層或區域，可以評估一台主力 A3 機搭配一台小型機，避免所有人都擠在同一台。

情境三：記帳士或會計師事務所，報稅季印量暴增

這類事務所淡旺季落差最大。選機時以旺季尖峰速度為準，計費方案則要把全年總額算清楚。旺季常同時大量掃描客戶單據，建議確認送稿器容量與掃描速度；另外紙匣容量也要夠，否則旺季每隔一陣子就要補紙。

情境四：同時有律師與會計師的綜合型事務所

兩種業務的旺季可能錯開，整體用量較平均，但文件類型更雜。帳號權限與部門統計在這種事務所特別重要，能讓費用分攤有依據，也能控管哪些人可以存取哪些掃描資料夾。

月租還是按張計費：事務所怎麼判斷

月租方案的好處是每月支出固定，方便預算控管；按張計費則比較貼近實際用量。事務所在判斷時，可以先回到上面的淡旺季試算：

• 淡旺季落差小、每月印量穩定：月租含固定張數通常比較好管理。
• 淡旺季落差大：要把旺季超量費用算進全年總額，再和按張計費比較。
• 印量難以預估、剛開業：可以先問能否在一段時間後依實際計數器資料調整方案。
• 彩色比例很低：確認黑白、彩色分開計價，避免被平均單價影響。

如果還在猶豫該租還是直接買機，可以先看事務機租或買怎麼選，把維修、耗材與換機成本一起納入比較。

詢價前的準備清單

1. 過去一年每月的黑白與彩色張數（或用紙張採購量回推）。
2. 淡季與旺季月份，以及旺季的尖峰時段。
3. 是否需要 A3、分頁裝訂、列印認證、帳號權限。
4. 每天大約掃描幾份文件、每份大約幾頁。
5. 機器擺放位置的空間、電源與網路線位置。
6. 發票開立方式，以及事務所內部的請款與核銷流程。
7. 租約結束或換機時，資料清除要怎麼處理。

上伊美怎麼協助事務所租影印機

上伊美辦公用品（上伊美有限公司，統編 22446126）提供影印機、多功能事務機租賃，可月租或按張計費。我們會依事務所每月印量與黑白彩色比例試算，不標固定牌價，因為一位律師的個人事務所和報稅季忙翻的會計師事務所，適合的方案本來就不一樣。碳粉、感光鼓、定影組補給與保養叫修由同一窗口處理，不必為了耗材和維修分別找不同廠商。

我們依統編開立三聯式發票，也具政府採購實績，可配合公司行號、學校與政府機關的請購驗收流程。關於列印認證、權限設定與歸還時的資料處理方式，可以在詢價時一併提出，我們會依機型說明可以怎麼設定。

想了解完整的租賃方案與流程，請看影印機租賃方案頁面，或直接撥打 (02)2733-0720，也可以透過 LINE 官方帳號詢價，提供上面的準備清單資料，試算會更貼近你的實際狀況。