影印機租約到期怎麼辦？續約、換新機、歸還與資料清除

影印機租約到期，很多公司是在收到廠商通知、或發現合約上的日期快到了才開始處理。這時常見的狀況是：沒注意到合約要求提前通知，結果自動續約；機器搬走前沒清除資料，事後才想到裡面可能存著幾年份的掃描檔；最後一次抄表數字有爭議，押金退還拖了好幾個月。

其實租約到期是一個重新檢視影印設備的好時機。這篇整理到期時的三種選擇、歸還流程、資料清除、最後抄表、押金與搬機，以及如果決定續約，可以怎麼重新談條件。文末附一張檢查清單，可以直接拿去對照。

到期前三個月：先把合約拿出來看

不同廠商的租約條款差異很大，所以第一步一定是回到自己手上的合約，找出以下幾個重點：

• 租期起訖日：確認確切的到期日，而不是憑印象。
• 到期通知條款：是否要求在到期前一定期間以書面通知不續約，否則視為自動續約。
• 自動續約條件：自動續約後的期間與費用是否和原約相同。
• 歸還責任：誰負責拆機、搬運、搬運費用由誰負擔。
• 押金或保證金：退還條件、退還時間、是否會扣抵最後一期費用。
• 機器狀況要求：歸還時對外觀、配件、耗材的要求。
• 資料處理：合約是否提到歸還時機器內部資料的處理方式。

把這些條款整理成一張表，再對照到期日往前推，就能知道最晚哪一天要做決定、哪一天要發出通知。建議至少在到期前三個月開始準備，因為若要換新機，還需要時間比較方案、跑內部簽核與請購流程。

三種選擇：續約、換新機、歸還

選擇	適合的情況	要注意的事
原機續約	機器狀況良好、印量與功能需求沒變、對服務滿意	機齡變高後故障率與耗材狀況，續約條件是否應該調整
換新機續租	機器老舊、常故障、印量或功能需求改變	舊機的資料清除、新舊機交接時間、新方案是否依最新印量試算
歸還不續租	公司縮編、搬遷、改用其他方案或改為購買	通知期限、最後抄表、押金退還、搬機安排、資料清除

原機續約：別只是照舊

機器用得順，續約是最省事的選擇。但租約期間你的印量、彩色比例、使用人數可能都變了，原本的方案未必還適合。續約前至少要把過去一段時間的計數器資料拉出來，看實際用量和當初簽約時的估計差多少。如果實際印量遠低於方案含張數，代表一直在付用不到的量；如果常超量，則可能換成另一種計費方式比較划算。

換新機：最常被忽略的是舊機資料

換新機時，大家的注意力都放在新機的功能與費用，舊機常常是廠商來了就直接搬走。但舊機裡可能存著長期的影印、掃描與列印資料，這一段在下面會詳細說明。另外新舊機交接最好安排在同一天或相近時間，避免中間有幾天沒有機器可用；新機的網路列印、掃描資料夾、通訊錄等設定，也要在交接時一起轉移。

歸還不續租：程序最多，越早準備越好

決定不續租，就要確保在期限內完成通知，並安排抄表、資料清除、拆機搬運與押金結算。若同時要改用其他廠商或購買新機，時間要銜接好，免得出現空窗期。

歸還流程：一步一步來

1. 依合約期限以書面方式通知廠商不續約，並保留通知紀錄。
2. 和廠商約定拆機日期，確認搬運由誰負責、是否需要大樓管理室申請搬運或預約電梯。
3. 拆機前把機器內的掃描檔、通訊錄等需要保留的資料自行備份或轉移。
4. 確認資料清除的方式，並詢問廠商是否提供清除紀錄。
5. 和廠商一起抄最後計數器數字，雙方確認並留存紀錄。
6. 點交機器外觀、配件、剩餘耗材，必要時拍照存證。
7. 確認最後一期費用、超量費用結算，以及押金退還的金額與時間。

硬碟與記憶體資料清除：一定要做，也要留紀錄

多功能事務機為了處理影印、掃描、列印與傳真，內部通常有硬碟或記憶體等儲存裝置，可能留存文件影像、掃描檔、傳真紀錄、通訊錄與使用者帳號資訊。對於有客戶資料、員工個資、合約或財務資料的公司，機器搬走前沒有處理這些資料，是很明顯的資訊安全缺口。

清除前：先備份需要保留的設定

通訊錄、掃描目的地、使用者帳號等設定，如果新機還要用，請在清除前先匯出或抄下來。清除完成後這些設定就無法再從舊機取得。

清除方式要問清楚

不同機型的資料清除方式不同，可能是機器內建的資料清除功能，也可能需要由廠商技術人員操作。歸還前請廠商說明這台機器的清除方式、會清除哪些範圍，以及清除時公司是否可以派人在場。

要求清除紀錄

口頭說「會清掉」不夠。可詢問廠商是否提供清除紀錄，例如清除日期、機器序號、操作人員等資訊，並把這份紀錄和抄表單、點交單一起歸檔。日後若被客戶或內部稽核詢問設備汰換時的資料處理方式，就有文件可以說明。更完整的日常列印安全做法，可以參考辦公室列印安全與權限管理。

最後抄表：避免結算爭議

不論是月租含張數或按張計費，租約結束時都要依計數器做最後結算。最常見的爭議是：廠商抄表的時間和實際拆機時間不同，中間又多印了一些；或黑白、彩色的計數器數字對不上。建議做法是：

• 拆機當天由雙方一起看計數器，當場記錄黑白與彩色數字。
• 列印或拍下機器的計數器報表畫面，作為佐證。
• 抄表後就停止使用機器，避免數字再變動。
• 核對最後一期帳單時，以這份紀錄為準。

押金退還與搬機

押金

如果簽約時有支付押金或保證金，請回到合約確認退還條件。常見的確認點包括：退還需要多久、是否以最後一期費用扣抵、機器損壞或配件遺失會不會扣款。點交時拍照留存機器外觀與配件狀況，可以減少日後對機器狀況的爭議。

搬機

影印機重量不輕，特別是 A3 多功能事務機。拆機搬運前要先確認大樓是否需要申請搬運、是否有指定時段、電梯能否承重與預約。若是公司搬遷而不是歸還，也要問清楚搬到新地點的費用與重新安裝、設定網路的安排。

決定續約時，怎麼重新談條件

續約不只是延長日期，也是重新談條件的機會。可以從以下幾個方向準備：

• 帶著實際用量談：用過去的計數器資料說明實際黑白、彩色張數，請廠商依實際用量重新試算。
• 重新評估機型：機器使用多年，可以詢問換成較新機型續租的條件，比較原機續約與換機的差異。
• 確認服務內容：耗材補給、保養頻率、叫修到場時間，續約時一併確認，過去不滿意的地方要具體提出。
• 調整計費方式：印量穩定可考慮月租含張數，印量起伏大則評估按張計費。
• 確認新約的到期條款：這次把通知期限與自動續約條件看清楚，避免下次又被動。

如果想趁這次重新評估要不要改成購買，可以參考事務機租或買怎麼選，把維修、耗材、汰換與資料處理的成本一起考慮。

以試算假設比較：原機續約與換新機

以下為試算假設，僅說明比較思路，不代表任何實際價格或真實案例。假設某辦公室租約期間，前期每月黑白約 2,000 張，後期因人數增加變成約 3,500 張，原方案含張數是依前期用量設定。這時有兩個方向可比較：

比較項目	原機續約，方案不變	換新機，依最新印量重新試算
每月是否超量	後期每月都超量，需另計	方案依 3,500 張設定，較少超量
機器狀況	機齡增加，需留意故障頻率	新機，但需重新設定與交接
資料處理	不需立即處理	舊機需清除資料並留紀錄
比較方式	兩者都換算成新約期間的總支出，再加上停機風險與交接成本一起考量

重點不在哪個一定比較好，而是續約前要用最新的實際用量重新算一次，而不是沿用當年簽約時的估計。

三種常見的到期情境

情境一：公司要搬家，剛好租約到期

搬遷和租約到期碰在一起，最容易手忙腳亂。建議先決定新辦公室要不要沿用同一台機器：若要換機，可以直接讓新機在新地點裝好，舊機在舊址拆走，省去搬一次舊機的費用與風險；若要續用，則要把搬運、重新安裝與網路設定的時間排進搬家行程。

情境二：機器常卡紙、維修次數變多

使用多年的機器，零件老化是正常現象。若最近一段時間叫修頻率明顯增加，到期時換新機通常比勉強續約實際。可以把近期的叫修紀錄整理出來，作為和廠商談換機條件的依據。

情境三：承辦人換人，沒人記得當初怎麼簽的

行政或總務人員異動後，常常沒人知道合約放在哪、押金付了多少。這時先向財務或會計查付款紀錄，再向廠商索取合約副本，把關鍵條款補齊。這次處理完後，建議把合約、抄表紀錄、清除紀錄集中歸檔，交接時一併移交。

租約到期檢查清單

時間點	檢查項目	完成
到期前三個月	找出合約，確認到期日、通知期限、自動續約條件	□
到期前三個月	拉出計數器資料，整理實際黑白與彩色用量	□
到期前兩個月	決定續約、換機或歸還，必要時比較其他方案	□
依合約期限	書面通知廠商，並保留通知紀錄	□
拆機前	備份通訊錄、掃描目的地、帳號等設定	□
拆機前	確認資料清除方式，詢問是否提供清除紀錄	□
拆機當天	雙方共同抄最後計數器，拍照或列印報表	□
拆機當天	點交機器外觀、配件、剩餘耗材並拍照	□
拆機前後	申請大樓搬運、預約電梯	□
結案	核對最後帳單，追蹤押金退還，歸檔所有紀錄	□

上伊美怎麼協助租約到期的公司

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完整的租賃方案說明請看影印機租賃方案，或撥打 (02)2733-0720，也可以透過 LINE 官方帳號詢價。建議帶著目前合約的到期日與計數器資料來談，試算會更準確。