影印機租賃比較：簽約前要問廠商的16個問題

為什麼影印機租賃要用問題清單來比較

比較影印機租賃，最常見的錯誤是只比月租。兩家報價月租差不多，但一家含彩色碳粉、一家不含；一家叫修隔天到，一家要等好幾天；一家期滿自動續約，一家不會。這些差異不會出現在月租那一格，卻會在接下來幾年裡一一浮現。

比較好的做法，是用同一份問題清單問每一家廠商，把答案填進同一張表，有不清楚的地方請對方補上書面說明。以下整理 16 個簽約前要問的問題，分成費用、服務、合約、資安與期滿五類，最後附上可以直接複製使用的比較表。費用怎麼試算可另外參考事務機出租價格怎麼算。

開始比較前，先準備好自己的條件

要讓每家廠商報價的基準一致，詢價時要提供同一組資料：每月大約印量、黑白與彩色比例、是否需要 A3、每天掃描量、使用人數、擺放位置與預計租期。這些數字可以從現有機器的計數器取得。條件給得一致，比較才有意義，否則一家報小機、一家報大機，價格自然無從比起。

費用類問題

問題1：月租基本費包含什麼？含張數是黑白彩色分開還是合併計算？

這一題決定每月最低支出與額度怎麼用。合併計算時彩色可能吃掉黑白額度；分開計算則要看兩種額度是否都貼近你的實際印量。也順便問含張數沒用完能否累積。

問題2：黑白與彩色的超印單價各是多少？A3 怎麼計張？

超印單價才是帳單起伏的來源。請對方把黑白、彩色單價分開寫，並說明 A3 是否以兩張 A4 計算。設計公司、工務所的 A3 量大，這一項影響特別明顯。

問題3：有沒有最低消費？印量很低的月份怎麼計費？

按張計費方案常有最低消費，淡月印量低時仍要付到約定金額。問清楚後，把它和月租基本費放在同一欄比較，才不會誤以為按張計費一定比較省。

問題4：運送、安裝、押金、選配與搬機，哪些另外收費？

一次性費用常常不寫在月租那一行。請對方列出所有可能的費用項目與計算方式，包括辦公室搬遷時的拆裝運送，再攤進整個租期的總成本裡比較。

服務類問題

問題5：碳粉、感光鼓、定影組是否都包含？補給是主動還是被動？

確認彩色碳粉也包含在內，並問清楚是機器回報存量後主動補送，還是辦公室要自己叫貨。主動補給能避免碳粉用完才發現沒有備品。耗材相關說明可參考影印機耗材。

問題6：定期保養多久一次？會不會影響上班時間？

保養頻率與方式會影響機器穩定度。問清楚是到府保養還是遠端檢測、平均需要多久、能否安排在午休或下班後，避免尖峰時段機器被拆開。

問題7：故障叫修怎麼聯絡？多久到場？修不好會不會換機？

這是最影響日常工作的一題。請對方說明叫修管道、一般到場時效，以及同一台機器反覆故障時的處理方式，例如提供備用機或更換機器。

問題8：裝機時會幫忙設定哪些功能？

掃描到資料夾、掃描到電子郵件、部門帳號、雙面預設、安全列印，這些設定若裝機時一次完成，可以省下很多後續麻煩。也問清楚日後新增電腦時是否協助安裝驅動。

合約類問題

問題9：租期多長？從簽約日還是安裝日起算？

起算日不同，可能就差了一期月租。也確認租期是否能配合辦公室租約或預算年度，機關與學校尤其需要配合核銷時程。

問題10：提前解約怎麼計算？

公司搬遷、縮編、合併時最常遇到。請對方說明提前解約的計算方式，並寫進合約。若未來變動的可能性高，可以優先考慮租期較短的方案。

問題11：印量改變時能否升級或降級機型？換機會不會重新起算租期？

團隊成長或業務改變都會讓印量變化。能中途調整機型或含張數的合約，等於幫未來留了彈性；但要確認換機是否會讓租期重新計算。

問題12：張數怎麼抄表？帳單多久出一次？

抄表可能是遠端自動回傳或人工到場抄錄。問清楚抄表日與帳單日、帳單上是否列出起訖計數器數字，方便辦公室自行核對。

資安類問題

問題13：機器內建硬碟會存哪些資料？期滿或換機時如何清除？

影印機在掃描、影印與列印時可能暫存文件影像。期滿收機或中途換機時，請確認清除方式與是否能提供清除紀錄。事務所、診所與處理個人資料的單位，這一題一定要問。

問題14：能否設定安全列印、帳號權限與掃描目的地限制？

安全列印可以讓文件在使用者到機器前驗證後才輸出，減少機密文件被別人拿走。也確認能否限制掃描只能送到公司內部信箱或資料夾。做法可參考辦公室列印安全與權限管理。

期滿類問題

問題15：期滿後會自動續約嗎？要提前多久通知？

有些合約訂有自動續約條款，沒有在期限內書面通知就延續下一期。問清楚通知期限並記在行事曆上，才能保留換機或重新議價的空間。

問題16：期滿有哪些選擇？續約、換新機與收回分別怎麼處理？

確認續約時條件是否重新議定、換新機是否要重簽合約，以及收回機器時是否有收機費、押金何時退還。期滿前用這段期間的實際印量重新試算，最容易談到合適的方案。

可直接複製的影印機租賃比較表

把以下表格複製到試算表或文件中，每家廠商一欄。答案以對方的書面報價或說明為準，口頭說的請對方補寫進報價附件。

比較項目	廠商一	廠商二	廠商三
報價機型、A4／A3、每分鐘張數
月租基本費或最低消費
含張數（黑白／彩色／是否合併）
黑白超印單價
彩色超印單價
A3 計張方式
運送安裝、押金、選配、搬機費
耗材範圍與補給方式
保養頻率與方式
叫修管道、到場時效、備用機
裝機設定項目
租期與起算日
提前解約計算方式
升降級機型條件
抄表方式與帳單週期
硬碟資料清除方式與紀錄
安全列印與權限設定
自動續約與通知期限
期滿選項與押金退還
依自家印量算出的全租期總成本

填完表之後怎麼做決定

先刪掉不符合底線的廠商

每間辦公室都有不能妥協的條件。事務所可能是資料清除與安全列印，補習班可能是旺季的叫修時效，機關與學校可能是請購驗收與發票流程。先把這些底線列出來，不符合的直接刪掉，不必進入價格比較。

再用總成本排序

剩下的廠商，用同一組印量算出整個租期的總成本，包括月租、超印與一次性費用。如果印量有淡旺季，就分月份計算後加總。總成本接近時，不要只為了小差距選擇服務條件較差的一方。

最後看彈性與溝通品質

回答問題的速度、是否願意把條件寫成書面、對你的印量有沒有提出具體建議，都反映出日後的服務品質。一家連報價細節都講不清楚的廠商，叫修時也很難期待它講得清楚。

詢價訊息可以這樣寫

第一次聯絡廠商時，把基本條件一次說清楚，可以省下好幾輪來回。以下是可以直接改寫使用的範本：

「您好，我們是位於某區的辦公室，約二十人使用，想詢問影印機租賃方案。目前每月黑白約若干張、彩色約若干張，偶爾需要 A3，每天會掃描合約存檔。希望能提供月租與按張計費兩種方案的報價，並附上耗材範圍、叫修時效、租期、提前解約、期滿處理與硬碟資料清除方式的說明。發票抬頭與統編為某某公司。」

把印量數字換成自己計數器上的實際數字，其餘條件依需求增減即可。每家都收到同一段訊息，回覆內容自然比較容易對照。

一個比較過程的實際樣貌

以一間準備汰換舊機的會計事務所為例。他們先從舊機計數器整理出近半年的印量，發現報稅季的印量明顯高於平時，彩色則很少。接著把同一段詢價訊息傳給三家廠商，收到報價後填進比較表。

第一輪先刪底線：事務所處理大量客戶資料，有一家對硬碟資料清除只說「不用擔心」，無法說明做法，直接排除。第二輪算總成本：剩下兩家用淡季與報稅季分月試算，全租期總額接近。第三輪看彈性：其中一家可以在報稅季前加派一次保養，合約也允許日後依人數調整機型。最後他們選了這家，原因不是最便宜，而是最符合事務所的工作節奏。

這個過程沒有任何神祕技巧，只是把每一題問清楚、寫下來、用同一個基準比較。真正花時間的是準備印量資料，而這一步一旦做完，往後續約或換機都能沿用。

比較時要特別留意的訊號

• 只報月租，不提超印單價與含張數計算方式。
• 耗材範圍說「都有包」，卻不願意逐項寫明彩色碳粉、感光鼓與定影組。
• 合約條款口頭說可以通融，但不願意寫進合約或附件。
• 沒有詢問你的印量與彩色比例，就直接推薦大型高速機。
• 對硬碟資料清除的問題無法說明做法。
• 期滿與自動續約的條件含糊帶過。

出現以上情況，不一定代表廠商不好，但代表你需要再多問一次、多要一份書面說明。任何口頭承諾，都以寫進合約或報價附件為準，這是比較影印機租賃最實用的一條原則。

不同單位比較時的重點差異

律師、會計與地政士事務所，應優先比較掃描速度、安全列印與資料清除，延伸閱讀可看律師與地政士事務所的列印與影印需求。多據點企業應比較是否能統一機種、集中出帳與跨據點叫修，可參考連鎖與多據點企業的集中列印管理。學校與機關則要特別確認請購、報價與驗收文件能否配合，以及租期能否對齊預算年度。只需要短期使用的情況，條件和一般租約差異較大，請看事務機出租無合約可以嗎。

把這份清單拿來問上伊美

上伊美辦公用品（上伊美有限公司，統編22446126）提供影印機、多功能事務機租賃，可月租或按張計費，依每月印量與黑白彩色比例試算，不標固定牌價。碳粉、感光鼓、定影組補給與保養叫修由同一窗口處理，依統編開立三聯式發票，並具政府採購實績，可配合公司行號、學校與政府機關的請購驗收流程。

歡迎把上面的 16 個問題直接傳給我們，我們會逐項回覆。計費方式與合約條款的整體說明，可參考商用影印機月租頁；機型選擇可參考多功能事務機。電話 (02)2733-0720，或透過 LINE 官方帳號詢價。